On se demande souvent qu’est ce qu’une lettre de voiture lorsqu’on démarre dans le monde du transport et surtout à quoi cela sert. Au-delà de ces concepts de base, je vais t’expliquer pourquoi la lettre de voiture est importante et comment la lettre de voiture peut sauver ton entreprise de transport de la ruine !
Dans cet article, tu vas découvrir tous les détails de la lettre de voiture transport pour protéger ton entreprise de transport en toute circonstance.
Tu découvriras au travers de 3 sujets différents les clés à comprendre et maîtriser pour faire de la lettre de voiture ton meilleur allié.
Qu’est ce qu’une lettre de voiture :
Une lettre de voiture est un document utilisé pour suivre l’acheminement des marchandises d’un lieu à un autre.
La lettre de voiture accompagne donc systématiquement un transport de marchandises.
Elle est généralement utilisée lorsque les marchandises sont transportées par différents moyens de transport, tels que l’avion, le train ou par camion.
Il existe d’autres noms que vous pourrez entendre pour parler de la lettre de voiture qui est également connue sous le nom de connaissement, de bordereau de transport ou de document de transport.
Tu retrouveras donc fréquemment un de ces noms au fil de l’article car il s’agit du même document qui répond aux mêmes obligations et qui présente les mêmes avantages.
La lettre de voiture est généralement émise par le transporteur et remise au chargeur, qui est la personne ou l’entreprise responsable du chargement des marchandises sur le moyen de transport.
La lettre de voiture sert de preuve de l’accord de transport entre le chargeur et le transporteur et indique les termes et conditions du transport, les responsabilités et les obligations de chaque partie.
A destination, un exemplaire est aussi remis au destinataire afin qu’il ait une copie des accords et des éléments notés sur la lettre de voiture.
La lettre de voiture comprend généralement les informations suivantes :
- Les coordonnées du chargeur et du transporteur
- La description des marchandises et leur quantité
- Le lieu de chargement et de déchargement des marchandises
- Le moyen de transport utilisé
- Les termes de transport, tels que le type de service, le mode de paiement et les frais de transport
- Les éventuelles restrictions ou conditions spéciales liées au transport des marchandises
Il existe plusieurs types de lettres de voiture, en fonction du mode de transport utilisé et du type de service requis. Les lettres de voiture les plus courantes sont les suivantes :
- La lettre de voiture aérienne (AWB) : utilisée pour acheminer des marchandises par avion
- La lettre de voiture maritime (BL) : utilisée pour acheminer des marchandises par bateau
- La lettre de voiture ferroviaire (CIM) : utilisée pour acheminer des marchandises par train
- La lettre de voiture routière (ou CMR) : utilisée pour acheminer des marchandises par camion
Pourquoi remplir une lettre de voiture ?
Pourquoi est-il important de remplir une lettre de voiture ? Il y a plusieurs points essentiels et qui répondent à des besoins différents que je vais te détailler.
Par expérience; il y a 3 situations que j’ai rencontré pour lesquels les lettres de voiture ont été indispensables pour résoudre ces problèmes :
- Litige marchandises
- Qualité de service et ponctualité
- Litige de facturation
Litige de marchandises :
La lettre de voiture te permettra tout simplement de prouver que les marchandises ont été remises en bon état au destinataire ce qui est important en cas de litige.
Ou dans le cas d’une livraison avec litige, la présence de réserve au chargement pourra permettre de reporter la responsabilité sur le chargeur.
Qualité de service et ponctualité transport :
Certains de tes contrats de transport vont indiquer des taux de ponctualité à respecter.
Sur une lettre de voiture, la date et l’heure doit être indiquée pour le chargement et la livraison.
Dans le cadre d’une livraison en retard, tu pourras par exemple justifier (si c’est arrivé bien sûr) d’un départ tardif du chargeur. Si tu es parti 3h en retard du lieu de chargement, il y a donc une forte probabilité pour que tu arrives 3h plus tard. La lettre de voiture permettra de reporter la responsabilité au chargement et annuler cette pénalité de retard. Evidemment, si t’es aussi arrivé en retard au chargement, je ne peux plus rien pour toi…
Litige de facturation transport :
Comment prouver qu’un transport à été réalisé ?
Une fois la marchandise acheminée, ton camion reprend la route, le destinataire redispatch ou revend la marchandise sans qu’il n’y ait plus aucun lien entre ta prestation de transport et cette première.
De fait, la seule et unique preuve qui peut démontrer qu’un transporteur à réalisé un transport, c’est la lettre de voiture signée et tamponnée par le destinataire.
La lettre de voiture est un incontournable pour la facturation des prestations de transport réalisées.
En plus de servir de preuve de l’accord de transport, la lettre de voiture est également utilisée pour suivre les marchandises pendant leur acheminement. Elle peut être présentée aux autorités douanières ou aux autres intervenants du transport pour vérifier que les marchandises ont été correctement chargées et transportées.
A quoi sert une CMR ?
Passons maintenant aux CMR.
CMR signifie « Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route ».
C’est un document standard utilisé pour les transports internationaux de marchandises par route. Il permet de fixer les responsabilités et les obligations des différentes parties impliquées dans le transport.
La lettre de voiture (CMR) est un document important pour les entreprises qui effectuent des transports de marchandises à l’international. Elle peut être utilisée comme preuve de propriété des marchandises et comme garantie de paiement auprès des prestataires de services de transport.
Quelle est la différence entre une CMR et une lettre de voiture ?
Mais quelle est la différence entre une CMR et une lettre de voiture ? La principale différence est que la CMR est utilisée pour les transports internationaux alors que la lettre de voiture est utilisée pour les transports nationaux.
Mais les deux documents ont des fonctions similaires en ce qui concerne la preuve de la remise des marchandises et la fixation des responsabilités.
Comment remplir une lettre de voiture ?
Il est important de mentionner les éléments suivants sur le bordereau de transport pour avoir toutes les informations réglementaires; mais aussi nécessaires en cas de litige.
- Il est important de mentionner les informations sur le transporteur, comme son nom, son adresse, et ses coordonnées. Généralement le plus facile est d’avoir des lettres de voiture pré-imprimé spécifiquement aux coordonnées du transporteur.
- Il est également important de mentionner les informations sur l’expéditeur, comme son nom, son adresse, et ses coordonnées. Ici tes conducteurs demanderont à se faire tamponner la lettre de voiture dans la partie expediteur.
- Il faut évidemment mentionner les informations du destinataire, comme son nom, son adresse, et ses coordonnées. Encore une fois le plus simple est un coup de tampon.
- Il faut inclure des informations détaillées sur les marchandises transportées, comme leur nature, leur poids, leur quantité, et leur valeur.
- Les palettes europes sont une notion importante à indiquer sur les lettres de voiture. Sans cette mention toute trace et garantie de ton compte palette auprès d’un chargeur ou d’un destinataire est perdue. Nous te conseillons de lire cet article au sujet de la gestion des palettes europe
- Il faut spécifier les lieux de départ et d’arrivée, avec les dates et heures respectives.
- Il faut inclure les signatures des parties impliquées, pour prouver que les marchandises ont été remises en bon état et que les informations sont correctes.
Peut-on faire une lettre de voiture sur une feuille blanche ?
Oui, mais il est préférable d’utiliser un formulaire standard pour éviter toute confusion ou erreur.
L’important n’est pas le format, mais les informations à noter sur le document ainsi que les tampons et signatures des différentes parties.
Il faudra penser a faire autant d’exemplaires que nécessaire : Chargeur / Destinataire / transporteur.
Voici ci après un modèle de lettre de voiture (design emprunté à la société Papeterie Gouchon qui en détienne les droits originaux)
Quels sont les éléments obligatoires d’une CMR ou d’une lettre de voiture.
Au risque de te surprendre. TOUS.
Il est primordial de remplir tous les champs du document transport avec un maximum de détails pour te protéger en cas de litige dans le futur.
Toutefois, des éléments liés au transporteur comme le numéro de remorque ou le numéro de tracteur peuvent ne pas être aussi importants que toutes les autres informations dans le cadre d’un transport national.
Certaines lettres de voiture permettent aussi de noter un numéro de commande. Ce numéro n’est pas toujours disponible.
Le détail de la marchandise peut-être aussi résumée dans la mesure où la plupart des expéditions sont accompagnées d’un BL (bon de livraison) qui comprend le détail des marchandises attendues par le destinataire. Le chargement est présumé conforme sur la base d’un nombre de support dans la plupart des cas.
En effet, vous aurez une commande transport pour un chargement de X palettes, mais le
détail des produits dans ces palettes ne vous importera pas. Ces palettes doivent être scellées et livrées dans le même état sans avoir été touchée ou modifiée par un conducteur ou quelconque intermédiaire en cas de crossdocking.
Il suffira dans ce cas de noter que la marchandise transporté est X palettes multiproduits.
Conclusion : La lettre de voiture une arme pour les transporteurs
En conclusion, une lettre de voiture est un document essentiel pour tout transport de marchandises.
Elle permet de prouver que les marchandises ont été remises en bon état au transporteur et de fixer les responsabilités des différentes parties impliquées.
Il est important de remplir correctement une lettre de voiture ou CMR, en incluant les informations sur le transporteur, l’expéditeur, les marchandises, les lieux de départ et d’arrivée, et les signatures.
Il est également important de noter que pour les transports internationaux il est conseillé d’utiliser une CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) qui est un document standard utilisé pour les transports internationaux de marchandises par route et qui sera exigée par les douanes en cas de contrôle.
En résumé, une bonne gestion de la lettre de voiture ou CMR est cruciale pour assurer un transport efficace et sans problème pour les parties concernées, mais aussi pour posséder toutes les informations nécessaires pour te protéger en tant que transporteur face aux chargeurs et destinataires.