conseils transportAppel d'offres transport

Pour que tu puisses développer ton business, tu rencontreras des clients et prospects qui t’enverront un appel d’offres transport. Cette méthode de plus en plus répandue pour acheter du transport a des codes bien stricts à respecter.

Dans cet article nous allons te donner les clés pour faire des réponses qui te feront gagner de nouveau contrat en décomposant les étapes d’un appel d’offres.

 

  1. Qu’est ce qu’un appel d’offres transport
  2. Quels sont les étapes d’une consultation transport
    1. RFI
    2. RFQ
    3. Rounds
    4. Soutenance
  3. Pourquoi répondre aux appels d’offres transport et logistique
  4. Comment mieux répondre à un appel d’offres transport
    1. Présentation : marketing pour les transporteurs > offre
    2. Transition écologique : lien avec la stratégie verte
    3. Etablir un prix de transport : lien vers l’article faire des prix de transport.
  5. Conclusion : comment mieux répondre à un appel d’offres transport

 

1. Définition appel d’offres

Les appels d’offres sont des méthodes d’achat employées par les entreprises pour consulter de nombreux partenaires potentiels et les comparer facilement.

Les appels d’offres sont aussi appelés : AO, Consultations, Tender (en anglais).

Certains utilisent « RFP » pour désigner un appel d’offres, même s’il s’agit en réalité que la traduction anglaise d’une partie de l’appel d’offres.

Un appel d’offres est, comme son nom l’indique, un procédé pour appeler des offres. Une entreprise va avoir un besoin à un moment donné et va lancer un appel d’offres afin de recevoir des réponses de la part de partenaires potentiels.

Ces partenaires seront ensuite jugés selon la qualité de leur réponse.

Chaque appel d’offres à ses propres règles et chaque acheteur transport va avoir ses propres critères de sélection. Mais globalement la qualité de ta réponse sera étudié via 3 critères principaux : la qualité de ton entreprise, ta maitrise et compréhension du besoin du client et ta manière d’y répondre et enfin ; le prix.

D’autres critères peuvent s’ajouter comme l’écologie, le respect de certaines normes ou la procession de certificat ou autorisation.

Un exemple, tu ne pourras pas réaliser du transport de produits dangereux sans les autorisations, le matériel et les conducteurs habilités

 

Les appels d’offres suivent généralement un déroulement bien précis que nous allons voir dans la partie suivante.

Lis bien tous les éléments jusqu’au bout pour maitriser les étapes et augmenter tes chances de signer de nouveaux contrats

 

2. Quels sont les étapes d’une consultation transport

 

Un appel d’offres se décompose généralement en 3 phases importantes.

Certains acheteurs réduisent le nombre de phases, d’autres en rajoute. Je vais choisir ici de te présenter le cas le plus courant.

 

Dans un premier temps l’appel d’offres commence avec un RFI, il continue ensuite avec la RFP (qui peut elle-même se décomposer en différentes phases) et vient ensuite la partie des consultations.

 

Le but est que tu réussisses chaque étape afin de passer à la suivante jusqu’à la signature d’un contrat.

 

 

2.a) RFI – Request for Information – présentation de l’entreprise de transport

 

La première étape d’une réponse à un appel d’offres est généralement la partie appelée RFI.

Le RFI est l’accronyme pour « Request For Information »

C’est mots sont assez proches du Français, ils signifient « requête d’informations »

 

Les modèles de RFI change selon les clients, mais souvent j’ai reçu un fichier excel avec une liste de questions à laquelle il faut répondre avec les informations de ton entreprise.

Voici un exemple de question que l’on retrouve dans un RFI :

Des questions liés au statut de la société :

  • Qu’elle est la forme juridique de votre société
  • Qu’elle est le capital social
  • Qu’elle est l’adresse du siège social

Et on peut vous demander la fourniture d’un KBIS ou autres documents routier obligatoires.

Des questions liés à ton activité :

  • Quelle est votre chiffre d’affaires des 3 dernières années
  • Qui sont vos 3 principaux clients
  • Répartition du chiffre d’affaires par métier

Ou des questions liées à ta dimension

  • Combien de tracteurs ?
  • Combien de porteurs frigos ?
  • Combien de tautliners ?
  • Pourcentage des remorques avec un hayon ?
  • ….

Il peut y avoir de nombreuses questions différentes.

 

Les thématiques de l’écologie sont très souvent présentés dans les RFI pour savoir si le développement durable fait partie de tes priorités et si tu vas aider le client à améliorer ses émissions de gaz à effets de serre. Voir notre article sur les camions écologiques GNV

Une fois que tu as rempli les questions et envoyé une présentation de ton entreprise. (si tu n’en as pas il est urgent que tu en crées une de toute urgence. Si tu ne sais pas comment faire envoi moi un mail contact@transporteur-rentable.fr et un de mes assistants te fera une offre pour t’accompagner).

Tu vas arriver à la phase 2 de l’appel d’offres, le RFP

 

2.b) RFP, le Request For Proposal de la consultation transport

 

Encore une fois issu de l’anglais, le RFP correspond aux lettres de Request For Proposal qui veut dire « Requête de proposition ».

Cette phase est souvent décomposer de différent « Rounds » qui sont des tours de cotations. Le client te laissent généralement plusieurs opportunités de réajuster tes prix pour obtenir le maximum de business possible.

 

Dans cette partie de l’appel d’offres transport le client présente clairement ses besoins et t’invite à donner des prix.

Si tu ne sais pas comment fonctionne la méthode de calcul de prix de transport, tu dois lire cette article : ARTICLE CALCUL PRIX TRANSPORT

Il peut y avoir plusieurs types de consultations pour différents types de prestation.

Le plus courant va être la demande de prix à la ligne ou la demande de prix pour de la location ou de la mise à disposition.

Quoi qu’il en soit, tu devras remettre des prix à partir de ce moment.

 

Le client attend à ce que tu répondes dans la grille ou le système qu’il t’a fourni.

 

Les clients utilisent généralement des fichiers excel ou des plateformes en ligne pour gérer leurs consultations.

L’avantage pour eux et de recevoir un grand nombre d’offres tarifaires rapidement et de pouvoir faire faire un comparatif par le système et trouver immédiatement les meilleurs prix.

 

Une fois l’analyse faite, le client renvoi (généralement) un « Feedback » qui est un retour avec tous les prix que tu as fait pour te donner ta position sur la ligne par rapport aux autres transporteurs.

 

Grâce à cela, l’acheteur te donner l’opportunité de redonner de nouveaux prix pour cet appel d’offres et d’augmenter tes chances d’être référencé pour de nouveaux transports.

 

Chaque cycle est appelé un « Round » , il y en a généralement 2 ou 3, mais cela dépend de l’acheteur.

Je synthétise :

  • Tu reçois la grille de cotation et découvre les besoins
  • Tu calculs tes prix et les mets dans la grille
  • Tu renvoies la grille dans les délais impartis
  • L’acheteur analyse tes offres
  • L’acheteur te renvoie la grille avec un feed back

Et ainsi de suite il y a des Rounds jusqu’à ce que l’acheteur transport soit satisfait.

 

Tu auras maintenant passé 2 ou 3 rounds de cet appel d’offres transports.

Tu es confiant dans la qualité de ton offre et tu es prêt pour la dernière phase de l’AO transport.

 

La dernière étape est souvent cruciale car elle permet de réaliser les derniers ajustements et de valider son périmètre ; tout en démarrant la relation de confiance avec le client.

 

2.c) Les soutenances d’offres transport.

 

Lorsque tu as répondu à un appel d’offres, si ton offre est suffisamment qualitative, l’acheteur t’invitera à une soutenance.

 

Le but de cette soutenance est généralement de valider 2 points :

  • Le sérieux de ton entreprise et sa capacité à couvrir les besoins du client.
  • L’offre soumise et la marge de négociation.

Après chaque rendez-vous de négociation tu dois absolument sortir avec un périmètre de business potentiel ainsi qu’une indication sur les prix nécessaires pour obtenir ce contrat.

 

Grace à ces éléments, tu vas pouvoir préparer ta réponse pour le second tour de cotation dans le but de devenir le meilleur sur les lignes qui t’intéresse et développer ce business.

 

Si tu réussi cette étape, tu seras bientôt prêt pour démarrer de nouveaux trafics et à signer ton nouveau contrat.

 

 

3. Pourquoi répondre à des appels d’offres transports :

 

Les appels d’offres sont devenus la méthode incontournable pour développer son business.

Il offre aux chargeurs un véritable support et processus clair pour traiter avec les transporteurs et permet de s’assurer de la qualité des réponses et de la compétitivité des tarifs reçus.

 

Les consultations transport sont aussi bénéfique pour le transporteur.

 

Si on met de côté le fait que certains appels d’offres vont te demander beaucoup,de temps, pour peu de résultat.

Tu vas tout de même obtenir les bénéfices suivant  :

  • des réponses de la concurrence sur une meme base
  • Tu vas comprendre le marché et pouvoir obtenir des informations très importantes sur les prix de certains trafics qui te permettront de mieux te positionner
  • Rencontrer des acheteurs, obtenir des retours sur la qualité de ton offre et pouvoir t’améliorer pour signer plus de contrat et augmenter ton CA !

 

Je te communique ici un site qui regroupe de nombreux appels d’offres transports : Transporeon

 

4. Comment améliorer la qualité de ses réponses à un appel d’offres:

 

4.a) Présentation transporteur

 

La qualité des présentations est souvent médiocre

Elle ne reflète pas le transporteur et son savoir-faire

Elle démontre un manque de budget et peuvent inquiéter un acheteur sur la santé de l’entreprise et sa capacité a investir

présentation appel d'offres transport

 

 

 

 

 

 

Le premier objectif est de valider le RFI (Request For Information) car si tu ne valides pas cette étape préalable, tu ne pourras pas présenter tes offres.

 

Il faut aussi savoir que le RFI est très souvent standard et présente les mêmes questions au transporteur.

Pour réussir le RFI et gagner du temps, je te suggère de créer une base d’information qui reprend les réponses aux questions les plus fréquentes afin de t’éviter de gaspiller du temps à devoir tout retrouver à chaque.

Tu vas toujours retrouver les questions suivantes, cette liste est un exemple non-exhaustif :

  • Chiffre d’affaires des 3 dernières annèes
  • 5 premiers clients
  • Nombre et types de véhicules
  • Nombre et types de remorques
  • Nom des dirigeants / actionnaires majoritaires
  • etc

 

Il y aura une forte probabilité pour que l’on te demande ta DRO.

La DRO est la Documentation Routière Obligatoire, il faut à mina pouvoir donner un extrait Kbis, une attestation URSSAF ainsi que la licence sont les élments les plus souvents demandés ( et ils sont en tous les cas obligatoire).  Je te conseille donc d’avoir toujours ces éléments à jour dans un dossier et prêt à être envoyé.

Ca montrera ton sérieux à l’acheteur et ta rigueur administrative (et on sait tous qu’il y a beaucoup d’administratif dans le transport…)

 

Finalement, tu joindras une présentation de ton entreprise en complément du fichier RFI et de la DRO.

Cette présentation doit être à jour et cohérente avec les chiffres indiquées dans le RFI. 

Tu dois présenter ton entreprise, son image et tes valeurs.

Elle doit mettre en confiance l’acheteur et suscité sa curiosité. 

Si tu n’as pas de présentation pour ton entreprise de transport, tu dois immédiatement en préparer une. Cette présentation te servira pour un appel d’offres transport, mais aussi pour de nombreuses situations comme le recrutement, la promotion de ton entreprise et tout autres opérations commerciales.

Contact notre équipe si tu veux obtenir la meilleure présentation transport pour ton entreprise qui te permettra de convaincre les acheteurs et fera grossir ton business!

 

 

4.b) la RSE et l’écologie sont devenus des critères de sélection importants.

Chiffre sur les nomes EURO de ta flotte

Nombres de Véhicules gaz

Certifications dont tu disposes

Inscription à divers programme (TK blue ; Ecovadis)

 

Le bénéfice d’avoir un bon positionnement écologique te permet de valider le RFI plus facilement.

Ton entreprise augmentera aussi ses chances lors du RFP et pourra réaliser des prix élevés.

En effet, il faut savoir que de nombreuses entreprises accordent du budget complémentaire pour les transporteurs écologiques.

 

 

4.c) Avoir des couts de transports précis

 

Il existe 36 000 entreprises de transport routier de marchandises en France.

Tu as et auras toujours beaucoup de concurrents.

Il est donc naturel que tu ne fasses pas n’importe quoi avec tes prix.

Maitriser ses coûts de revients et calculer les bons prix de vente sont les bases d’une réponse qualitative à un appel d’offres.

Si tes prix sont complétements décalés de la réalité (trop haut OU trop bas, si tes prix sont trop bas car ils savent que tu ne sais pas compter et que tu ne seras pas un partenaire fiable) tu te feras par conséquent sortir de la consultation sans avoir la chance de gagner le moindre contrat.

 

 

5. Conclusion – Comment gagner un appel d’offres

Tu l’auras compris, un appel d’offres n’est pas quelque chose à prendre à la légère.

Ton entreprise va être en compétition avec des dizaines de transporteurs qui répondront à la consultation.

Tu dois être le transporteur qui présentera la meilleure image et la meilleure offre.

Ta réponse à l’appel d’offres peut être comparée à la lettre de motivation et ton CV lorsqu’un candidat postule à un emploi.

Il faut que tu montres que ta société de transport à compris les besoins du futur client et que tu apportes tous les arguments et capacités à ta disposition pour devenir un nouveau partenaire de confiance.

Transporteur-rentable.fr t’accompagne dans le travail d’écriture de tes appels d’offres.

De ton positionnement marketing jusqu’à la méthode de calcul de coût de transport tu recevras des conseils personnalisés qui te permettront de décrocher plus de contrat que n’importe quel autre transporteur qui avance seul.

contact@transporteur-rentable.fr

Ecris nous pour obtenir un premier échange d’analyse approfondie de besoin et de mise en place de ton plan d’action détaillé.